L’importanza del coinvolgimento precoce di IT e AV nella progettazione degli spazi lavorativi

Negli ambienti di lavoro moderni, l’integrazione tecnologica è fondamentale per garantire un’operatività fluida e produttiva. Tuttavia, molte aziende commettono l’errore di coinvolgere i team IT e AV (Audio Video) troppo tardi nella progettazione degli uffici e delle sale riunioni. Questo approccio porta a un’integrazione subottimale delle tecnologie e a interruzioni significative per la forza lavoro.

Secondo uno studio condotto nel Regno Unito, meno di un terzo delle aziende (31%) coinvolge i team IT e AV prima dell’inizio della pianificazione degli spazi. Questo ritardo costringe i responsabili tecnologici a adattare dispositivi e sistemi in ambienti già progettati, piuttosto che integrare soluzioni più efficienti fin dalle prime fasi di progettazione.

In un contesto di lavoro ibrido, in cui le riunioni virtuali sono diventate la norma, i problemi tecnici come guasti audio e interruzioni di connessione possono causare una perdita di produttività mediana di 12,2 minuti per persona per ogni riunione problematica. Questo dato evidenzia l’importanza di una pianificazione accurata e tempestiva.

La maggior parte dei dirigenti riconosce il legame tra l’esperienza in ufficio e i risultati aziendali: l’86% associa una buona workplace experience a una maggiore produttività, mentre il 90% la collega a una migliore collaborazione. Tuttavia, solo il 56% dei dirigenti si sente sicuro di avere i dati necessari sul ritorno d’investimento per giustificare interventi nella workplace experience, e solo il 29% considera questa strategia centrale per l’azienda.

Per ridurre costi e attriti operativi, è fondamentale un maggiore allineamento tra i dipartimenti di IT, Risorse Umane e Real Estate nelle fasi iniziali dei progetti. Una pianificazione congiunta degli spazi può limitare le necessità di aggiornamenti successivi su hardware obsoleto o inadeguato. Inoltre, si suggerisce di adottare il tempo di inattività tecnologica come metrica, utilizzando la perdita di produttività come indicatore della necessità di migliorare le prestazioni degli spazi.

In conclusione, il coinvolgimento precoce dei team IT e AV nella progettazione degli spazi lavorativi non è solo una questione di efficienza, ma un elemento cruciale per garantire un ambiente di lavoro produttivo e collaborativo. Le aziende che investono in una pianificazione strategica possono trarre vantaggio da una forza lavoro più soddisfatta e performante.